Wie weleens op bezoek is geweest in Schoonhoven, ziet bij binnenkomst als eerste Aukjen Eigenraam en Wouter Bakker. In de frontlinie van de kantoren werken deze twee collega’s aan wat door veel mensen wordt beschouwd als de basis van een bedrijf, de financiële en secretariële kant.

Nadat we een hele rij techneuten de revue hebben laten passeren, vonden we het tijd om eens mensen achter de schermen aan het woord te laten. Wouter en Aukjen zijn de eerste twee die je ziet als je op bezoek komt, maar ook degenen die je hoort als je het algemene nummer belt.

Wouter is financieel manager. Hij heeft de verantwoordelijkheid voor het financiële reilen en zeilen en heeft vanuit die hoedanigheid zitting in het MT. Aukjen is administratief medewerkster en zorgt onder meer voor de crediteurenadministratie. Maar als we horen wat ze allemaal doet, noemen wij haar zelfs ook nog officemanager. Ze hebben het goed naar hun zin bij VSE, de sfeer is goed, ook tijdens het gesprek. Wouter lacht en zegt: “Je zou kunnen zeggen dat wij zorgen voor stabiliteit in het bedrijf, voor rust in de tent.” Aukjen: “We hebben een goede band met de collega’s onderling en tegelijkertijd is er een hoge mate van professionaliteit in de samenwerking. Precies zoals je het wilt, eigenlijk. Iedereen staat altijd voor elkaar klaar en er heerst echt een vriendelijke en hulpvaardige cultuur.”

Basis
De financiële afdeling hoort natuurlijk voor het overzicht te zorgen. Best prettig als er geen rare verrassingen zijn bij het opmaken van een financieel jaarverslag. Wouter: “We sturen op resultaat en dat vraagt in een projectorganisatie als de onze een bepaalde techniek. Want van projecten heb je het resultaat pas als ze zijn afgesloten, en onderhanden werk moet je ook mee incalculeren. De directe mensen, zoals ik dat noem, zorgen voor declarabele uren, die ook de kosten van de indirecte mensen dekken. We maken iedere week een urenverantwoording waardoor het direct zichtbaar is als er rare dingen zijn. Verder is de begroting er vooral om kosten te bewaken. De meeste kosten zijn redelijk vast, alleen verkoopkosten kunnen van jaar tot jaar nog weleens fluctueren door beurzen en andere activiteiten.”

Wouter doet de rol van de afdeling nogal bescheiden af, maar als we een beetje doorpeuteren, horen we wat er eigenlijk allemaal bij komt kijken, bij die ‘rust in de tent’. Want samen zorgen ze ervoor dat alle medewerkers zonder veel omkijken hun werk kunnen doen. Daarbij hoort onder andere het verzorgen van visa voor projecten in het buitenland, het regelen van cursussen zoals VCA** en NEN 3140, zaken met betrekking tot mobiele telefonie en het wagenpark. Maar ook de kwaliteitshandboeken en procedures, het onderhouden en bewaken daarvan.

Mannencultuur
In een omgeving met heel veel mannen is Aukjen een van de weinige vrouwen. Hoe ze dat ervaart? “Ik werk hier inmiddels drie jaar. Ik hou wel van een persoonlijke benadering en wil ook graag iets over mijn collega’s als persoon weten en niet alleen met ze over het werk praten. In het begin werd daar wat onwennig op gereageerd maar nu zijn ze er wel aan gewend hoor.” Ze lacht erbij. “En om elkaar beter te leren kennen zijn er de eindejaarsetentjes, en ook de personeelsuitjes zijn altijd erg leuk. Dan ontmoet je elkaar ook eens op een andere manier.”

Ook de samenwerking tussen beiden verloopt prettig. Wouter: “We vormen een goed team en vullen elkaar ook prima aan.” Hij vertelt dat VSE al behoorlijk ver was met automatisering van de kantoorprocessen, toen hij vier jaar geleden binnen kwam. “Maar automatisering, ook kantoorautomatisering is tegenwoordig een continu proces, daar blijf je altijd mee bezig.”

Wouter werkte jarenlang als financieel professional in de detachering en zag dus van alles aan zich voorbijtrekken. Maar hij lijkt zijn stek gevonden te hebben. “De verantwoordelijkheid, de sfeer, de professionaliteit, alles is eigenlijk prima op orde.”
Wat we verder nog van ze te weten kwamen? Dat ze een team zijn dat volgens Wouter rust brengt in de zaak. Dat ze beiden muzikaal blijken – Aukjen zingt en Wouter speelt piano – en sportief zijn ingesteld. Dat eerste zou best weleens mooi ingezet kunnen worden bij een volgend personeelsuitje.