Vandaag de dag zijn heel veel facetten in een bedrijf onderwerp van regelgeving. Een paar van die onderwerpen zien we hierboven in de functienaam van Bouwina Feenstra. Wat ze betekenen, wat het belang ervan is voor het bedrijf en hoe Bouwina dat in haar dagelijkse werk aanpakt, daar wilden we eens wat meer van weten.

Om te beginnen, die afkorting. We leggen hem even uit, zodat maar gelijk helder is hóeveel belang de directie hecht aan haar rol als directievertegenwoordiger. KVGM staat voor Kwaliteit – Veiligheid – Gezondheid en Milieu. Stuk voor stuk onderwerpen die naadloos aansluiten bij de filosofie van de directie van VSE. En met die uitleg is gelijk al duidelijk hoe groot het belang is, maar ook de grootte van de rol van regelgeving en certificeringen.

Een flinke kluif dus. “En eigenlijk geldt voor al die onderwerpen dat ze door de hele organisatie heen van belang zijn,” begint Bouwina. “En stuk voor stuk geldt dat je er niet mee moet marchanderen. Want als het bijvoorbeeld over veiligheid gaat, zolang het goed gaat, is er niets aan de hand. Maar je moet je altijd bewust zijn van je handelingen. Het scheelt dat bij VSE deze onderwerpen redelijk in het DNA zijn gevangen. Het bewustzijn is daardoor in ieder geval geen issue.”

Coördineren
Ze hoeft dus niet heel hard aan dat bewustzijn te trekken. Het blijven aanscherpen van procedures is wel nodig. “ISO en VCA** vragen dat dit onderwerp als taak aan iemand wordt toegewezen. Maar dat is ook wel logisch, want het is goed dat iemand de coördinatie heeft en erop toe ziet dat bijvoorbeeld persoonlijke beschermingsmiddelen geregistreerd worden en op tijd vervangen. Dat soort zaken moet je allemaal aantoonbaar doen, dus het is een zaak van registreren, registreren en nog eens registreren.”

“Zo ook met de procedures. Die moeten beschreven worden en aan blijven sluiten bij de werkelijkheid. Dat vraagt ook dat het vooral bij iedereen tussen de oren zit. Daarom staan deze onderwerpen ook maandelijks op de agenda van het MT-overleg. En houden we tien keer per jaar een toolboxmeeting. Op de laatste vrijdag van de maand komen alle medewerkers bij elkaar en pak ik zoveel mogelijk een actueel onderwerp. Dat moet geen ellenlange zitting zijn, want het belangrijkste daarvan is dat het beklijft, dus dat mensen hun aandacht erbij kunnen houden. Kort en krachtig is het motto.”

Veiligheid maken
VSE is een organisatie die veel projecten uitvoert en waarbij medewerkers op verschillende locaties aan het werk zijn. Dat vraagt iedere keer weer bewust nadenken over risico’s. “Dan moeten we goed kijken naar wat er in dat specifieke geval voor omstandigheden zijn. Welke risico’s kunnen hier optreden door die omstandigheden en welke informatie hebben we nodig om een juiste inschatting te kunnen maken. Onze medewerkers moeten goed voorbereid op pad kunnen, dat staat voorop.”

Veiligheid zit dus goed verankerd in het doen en denken. Dat móet ook wel: “De werkzaamheden die onze medewerkers uitvoeren, moeten nou eenmaal veilig gebeuren, voornamelijk in hun eigen belang. Met elektriciteit bijvoorbeeld, of met of aan machines, iedereen is zich daar volledig van bewust.”  Dit onderwerp wordt door Bouwina continu op de kaart gezet, en is bijvoorbeeld ook terug te vinden in het autobeleid, denk aan het gebruik van winterbanden en adaptive cruise control. Veiligheid voor alles.

Kwaliteit
Op het gebied van de K, de kwaliteit, heeft VSE een goede reputatie. “Maar die reputatie hebben we met hard werken verdiend en die moet je ook blijven waarmaken. De integrale kwaliteitszorg vraagt om continue verbetering en om een cultuur in de organisatie die daar als vanzelfsprekend mee bezig is. Je kunt denken aan kwaliteit van de opgeleverde projecten, maar kwaliteit gaat over veel meer. Hoe ervaart een medewerker kwaliteit? Dat heeft dus ook te maken met de werksfeer en met het teamgevoel. En die zijn hier heel sterk.” Dat laatste zien we ook in de interviews met de collega’s iedere keer weer terug. Hoe trots de mensen zijn op de mooie projecten en hoe positief ze zijn over de sfeer en de samenwerking onderling. Ook een kwaliteitsaspect dus.

Gezondheid
De G van gezondheid sluit daar naadloos op aan, lijkt het wel. De onderlinge verbanden tussen de onderwerpen zijn dan ook niet te missen. Bouwina beaamt dat. “Veilig werken is ook gezond werken en andersom. En dat heeft tegelijkertijd weer met meer te maken dan met fysieke veiligheid. Het heeft ook te maken met de balans die mensen tussen werk en privé ervaren. Het is dus ook zaak om te signaleren of mensen goed in hun vel zitten. We kunnen bijvoorbeeld een medewerker een preventief medisch onderzoek aanbieden en hebben we aandacht voor ergonomie. Bij de aankoop van bedrijfsmiddelen laten we het onderwerp echt meewegen. Want je kunt wel een goedkopere oplossing kiezen, maar als die ten koste gaat van de gezondheid en dus de inzetbaarheid van mensen, dan is dat beslist een hele verkeerde bezuiniging.”

De geestelijke belasting van medewerkers heeft daar dus ook mee te maken. “We moeten daar als directie scherp op zijn. Groei van het bedrijf kan ook betekenen dat je iets moet aanpassen in de aansturing om ervoor te zorgen dat iedereen optimaal kan blijven functioneren. Dat is nog best een puzzel, want je wilt voor iedereen de balans bewaken en je hebt met hele verschillende mensen te maken. We zijn nu net klaar met een aanpassing in de organisatie waarbij we de aansturing van de afdelingen bij teamleiders hebben neergelegd en werken richting zelfsturende teams. Die posities zijn nu allemaal ingevuld en dat geeft de managers een heleboel lucht. Groeien is geweldig, maar je moet je organisatie daar wel op af blijven stemmen.”

Milieu
De laatste letter, de M, is een hele actuele. Die gaat niet alleen over hoe je met gevaarlijke stoffen en de afvoer daarvan omgaat, maar ook over duurzaamheid. En dan zowel in de projecten die je uitvoert als in je eigen middelen en huisvesting. VSE is voortdurend bezig met duurzaamheid en neemt regelmatig het voortouw ook in regionale initiatieven om duurzaamheid te realiseren.

Zo ook bij de ontwikkeling van het nieuwe pand. “Volgend jaar verwachten we ons nieuwe pand te kunnen betrekken, de bouwwerkzaamheden zijn inmiddels gestart. Een prachtig nieuwbouwpand op een mooie locatie, met ruimte voor onze ambities. Niet alleen ruimte om te groeien, maar ook met mogelijkheden om duurzaamheid verder te integreren en ook de inrichting van de werkplekken zo gezond mogelijk te maken. Bij dat laatste kun je bijvoorbeeld denken aan stabureaus maar ook aan de routing in de werkplaats. Van iedere afdeling zit daarom een vertegenwoordiger in de werkgroep voor de inrichting van het nieuwe pand, zowel over het interieur als het exterieur.”

Automatisme
Volgens Bouwina is het vooral van belang dat alles aspecten van de afkorting een automatisme zijn voor de medewerkers. “Soms zijn het wel open deuren en lijkt het steeds weer benoemen van bepaalde zaken wat veel te zijn, ook in de toolboxmeetingen bijvoorbeeld, maar alles draagt bij om je er voortdurend van bewust te zijn. Het blijft goed om erover na te denken. Over wat je kunt tegenkomen in bepaalde projecten, maar ook over functionaliteit, duurzaamheid en kwaliteit. Als het zo onderdeel uitmaakt van je dagelijks handelen, dan professionaliseer je de organisatie aantoonbaar.”

VSE is een organisatie die volop in ontwikkeling is en actief in hele diverse markten. “Dat maakt het iedere dag weer anders. En je gaat zelf ook met hele andere ogen kijken naar de wereld. Je denkt altijd aan wat ergens achter zit aan besturing en technologie. En welke stappen er nodig zijn voor de ontwikkeling van een product. Dat is heel interessant! Het is mooi om een onderdeel te zijn van zo’n bedrijf en van zo’n mooi team met enthousiaste mensen!”