Alles goed op orde – Organisatie past zich aan
Roy van Rijswijk is een vertrouwd gezicht bij VSE. Hij kwam al eens eerder in beeld, toen hij nog als allround engineer werkzaam was en vertelde over zijn pad bij VSE. De slotzin: ‘ik ben voorlopig nog lang niet uitgeleerd.’ blijkt nog steeds van toepassing. Hij volgde de afgelopen jaren een hbo-opleiding naast zijn werk en tegelijkertijd veranderde ook zijn rol binnen VSE.
De verandering van zijn rol loopt aardig gelijk op met de groei van zijn kennis. Het pad dat hij bewandelde voerde van engineer met steeds meer nevenfuncties naar teamleider engineering en installatie en projectmanager. “Projectmatig werken trekt mij en ik wilde mezelf destijds meer ontwikkelen richting een leidinggevende rol. De planning van de afdeling had ik al als taak, maar in 2019 kreeg ik officieel een nieuwe rol in de organisatie. Ik mocht me bezighouden met het opzetten van een projectafdeling waarbij we kozen om met meerdere teamleiders samen te kijken naar het beste proces per project. In mijn opleiding heb ik heel veel verschillende aspecten meegekregen, van bedrijfseconomie tot projectmanagement en communicatie.”
Overzicht
“Mijn insteek is niet vasthouden aan één patroon zoals bij projectmanagement via de Prince-methodiek, maar juist per project te kijken wat de beste methode is. Het is belangrijk om een project met je volle aandacht op te zetten. De klant en de organisatie moeten goed in beeld zijn en zich beiden goed gehoord voelen. Daarmee krijg je rust en overzicht en heb je meer grip op het resultaat. Voor alle partijen is het prettig als er één aanspreekpunt is dat het overzicht heeft. We hebben daarom de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in de professionaliteit van het projectmanagement. De resultaten zijn nauwkeuriger beheersbaar, en ook de kosten worden veel strakker bewaakt. We kunnen onderweg veel beter sturen, doordat er op ieder moment inzicht is.”
Maar ook nu heeft Roy binnen VSE meerdere petten op. “Naast mijn rol als teamleider van twee afdelingen ben ik ook projectmanager. Soms is dat lastig, want in het gehele traject spelen allerlei processen een rol. En daarbij moeten we zorgen dat de organisatie op tijd levert. Ik wil alle rollen met dezelfde aandacht vervullen en daarvoor moet je echt een goede helicopterview hebben.”
Stakeholders
De verwachtingen van de klant zijn heel belangrijk. “Het is heel belangrijk om de klant goed te betrekken bij het hele proces. En ook alle betrokken afdelingen bij een opdracht met de neuzen dezelfde kant op te hebben. We werken niet van opdracht naar factuur, maar zoeken de betrokkenheid van alle partijen, ook bijvoorbeeld de operators. Hebben we alle aspecten van een project goed in beeld? Want de klant kan misschien wel krijgen wat er besteld is, maar is dat ook wat alle belanghebbenden voor ogen hebben? Uiteindelijk is voor de langetermijnrelatie met de klant het echte resultaat belangrijk. Dus hoe wordt het geleverde ontvangen door alle stakeholders. We lopen daarom ook soms samen op met de klant op het gebied van stakeholdermanagement. Het resultaat op termijn is wat telt.”
Hij geeft een voorbeeld waar dit met name een groot verschil heeft gemaakt. “Bij onze opdrachtgever Ecolab hebben we een ombouw verzorgd van een oude installatie naar een nieuwe besturing. In een simulatieomgeving hebben we een week lang samen met de operators gekeken naar het gebruik van de installatie. De operators weten wat er in de praktijk handig is. De installatie beslaat daar vijf verdiepingen en de ombouwtijd moet je zo strak mogelijk in de hand hebben. Daarom hebben we iedereen uitgenodigd bij de simulatie. We hebben alles nagelopen met de stakeholders om te verzekeren dat de verwachtingen getoetst zijn en alles klopt.”
Balans
De klanttevredenheid staat hij deze duizendpoot op nummer 1. “Daarbij moet je wel de balans bewaken tussen de belangen van onze eigen organisatie en die van de klant. Gelukkig krijg ik de ruimte om mijn eigen rol in te vullen.” Wat de grootste verandering is in zijn nieuwe rol? “Ik ben nu minder bezig met de techniek en meer met de organisatie. De goede relaties met de klanten zijn steeds belangrijker. Dat zie ik ook duidelijk als lijn voor de toekomst. Dat je zij aan zij optrekt in een project. Je wordt zo steeds meer partner met je klant, in plaats van leverancier. We doen het echt samen en dat geeft een hele prettige samenwerking.”
De afgelopen jaren deed hij dus een studie naast zijn werk en daarna werd hij ook nog eens vader. Druk? “Nee hoor, ik vind het heel gezellig. Ik kan er echt van genieten om met mijn vrouw en kind lekker thuis te zijn. Vroeger ging ik veel vissen in mijn vrije tijd, maar dat lukt nu niet meer. Ik sla nog wel graag een balletje op de squashbaan, maar nu kan dat ook even niet. Gelukkig vermaken we ons ook zo prima. We hebben nu tijd voor een andere hobby, en dat is koken. En dat zo puur als mogelijk, zonder toevoegingen. Dat kost tijd, maar die is er nu in het weekend genoeg.”