Key                      Belangrijke
Performance   Prestatie
Indicators         Indicatoren

Of in goed Nederlands: Kritische Prestatie Indicatoren. Waartoe dienen die KPI’s? Volgens de officiële beschrijving kun je met ‘kritieke prestatie-indicatoren de prestaties van je organisatie, je teams en de afzonderlijke medewerkers meten. Dat is één aspect. Maar KPI’s worden ook gebruikt op machines en processen. Ze maken voortgang meetbaar en concreet. Zo kun je zien waar je het goed doet en waar nog werk aan de winkel is.’

Meten is weten dus. Is alles dan te meten en is dat nodig? Als we kijken naar de mens: Steunt en motiveert het gebruik van KPI’s je medewerkers eigenlijk wel. Of zorgt al dat gemeet voor stress op de werkvloer. Met andere woorden: zijn er valkuilen en wat zijn die?

KPI’s worden aangeprezen als ideale sturingsinstrumenten. Ondernemingen maken dan ook graag veel tijd vrij voor het implementeren van die kritische prestatie-indicatoren. Maar als die KPI’s eenmaal zijn ingevoerd, komt het regelmatig voor dat ze niet of niet goed werken. In sommige gevallen blijken ze zelfs barrières te zijn. Met als gevolg ontevreden klanten en gedemotiveerd medewerkers. Dat kan natuurlijk de bedoeling niet zijn. Wat zijn de knelpunten?

Het is belangrijk om KPI’s af te stemmen op het hele bedrijf. Anders krijg je onherroepelijk te maken met de hokjesgeest: ‘Als mijn deel van de KPI’s in orde is, is het wat mij betreft goed genoeg. Wat er aan de andere kant gebeurt is niet mijn zorg.’ Een integrale aanpak is dus belangrijk.

Verschillende processen in een organisatie hebben allemaal hun eigen cyclus. Het bijsturen van de productie valt bijna nooit samen met de deadline voor financiële rapportage. Belangrijk is dan ook om de voortgangsgesprekken, die onderdeel zijn van het hele KPI-verhaal, in te richten op de verschillende niveaus in je bedrijf.

Productie en proces
Kijk je naar je machines of proces, dan worden KPI’s op een andere manier gedefinieerd en gebruikt. Je kunt kijken naar downtime, uitvalcijfers, tijdigheid van levering, productieaantallen, klachtenaard en -aantal. Om maar een paar voorbeelden te noemen. En bij machines heb je nu eenmaal minder te maken met stress en motivatie.

Bij downtime bijvoorbeeld kun je de oorzaken analyseren zodat daar op gestuurd kan worden. Denk aan een verdeling in onderhoud, geplande en ongeplande downtime, storingen en vakanties. Bij tijdige levering heb je niet alleen met productie te maken maar ook met logistiek. Sommige KPI’s in je productie zijn van belang voor je klanttevredenheid, andere weer voor je efficiëntie en winstgevendheid.

Productief of niet
Als je de mensen in je bedrijf opzadelt met een overkill aan targets, werkt dat contraproductief. Mensen zien door de bomen het bos niet meer als je ze opzadelt met 23 doelstellingen. Het nastreven van een paar (maximaal vier) targets is voor de gemiddelde medewerker meer dan genoeg.

Tenslotte: stel de juiste vragen. Maak duidelijk wat de KPI’s zijn en zorg voor samenhang tussen de verschillende doelstellingen. En formuleer de KPI’s SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Je wilt immers de concrete voortgang van je doelen te meten. Goede, duidelijke prestatie-indicatoren kunnen helpen om richting te geven aan je organisatie.