Het was dan wel geen knallend openingsfeest, maar met een goed geventileerd en ruim nieuw pand begon VSE vorig jaar met een kleine voorsprong aan de lockdown-periode. Door hybride te werken en moderne communicatietechnologie te gebruiken, bleven we wendbaar en flexibel. Operationeel manager Robert Vonk en technisch specialist Stefan Lekkerkerker schetsen hun ervaringen: “Alles draait om vertrouwen en flexibiliteit. Je moet het samen met collega’s, leveranciers en klanten doen.”

“Vroeger konden we vanuit huis niet op de server werken, maar dat was ook niet echt nodig”, vertelt Stefan. “Vanwege de verhuizing naar ons nieuwe pand hadden wij net voor de lockdown onze server geüpgraded, waardoor we hem nu eenvoudiger vanuit huis kunnen benaderen. Tijdens het thuiswerken hebben we geen problemen met onze systemen of softwarepakketten gehad.”

Veilige werkomgeving

Nog een tweede gelukkig toeval: het nieuwe pand van VSE is zo ruim dat anderhalf meter afstand houden probleemloos kan. Alle ruimten zijn bovendien optimaal geventileerd. Robert: “Hierdoor konden wij nog steeds af en toe klanten op kantoor ontvangen. Voor een korte bespreking met bestaande klanten kun je prima Teams’en of telefoneren, maar met een potentieel nieuwe klant maak je liever persoonlijk kennis. Ook klanten zelf gaan graag even met je om de tafel als ze een grotere opdracht willen plaatsen.”

Voor- en nadelen

Installatiewerk bij klanten ging tijdens de lockdown gewoon door, waarbij iedereen zich hield aan de specifieke hygiënemaatregelen bij de betreffende opdrachtgevers. Robert: “Een kwestie van aanpassen. Je moet het immers met elkaar doen.” Kantoorwerkzaamheden werden een tijdlang voornamelijk vanuit huis verricht, met alle voor- en nadelen van dien. Zo kwam Robert erachter dat een dag thuiswerken wonderen kan verrichten voor je overvolle agenda, maar ruilde hij zijn werkplek in de buurt van de koelkast (en de snoep-pot) na een poosje toch in voor een kantoorkamertje.

Per ongeluk

Stefan miste thuis vooral de dingen die je op kantoor ‘per ongeluk’ opvangt. “Niet dat ik gesprekken tussen collega’s afluister, maar bepaalde klantnamen trekken onbewust je aandacht. Al helemaal in de grote kantoortuin waarin wij tegenwoordig werken. Elkaar spontaan bellen was soms een drempel. Je gaat niet even een meeting organiseren om te vragen hoe het met de ander is. Ook al omdat je niet wil storen als een collega geconcentreerd aan het werk is. Op kantoor zie je dat, vanuit huis niet.”

Sociale contacten

Als leidinggevende heeft Robert juist wel regelmatig spontaan met collega’s gebeld. “Ik belde soms echt om niets, alleen maar om contact te houden en te horen hoe het met iedereen ging. Thuiswerken is, afhankelijk van de persoonlijke situatie, voor de ene eenvoudiger dan voor de ander. Ik vond het mijn taak om collega’s hierin te ondersteunen.”

Achtergronden

Verder is er de afgelopen maanden heel wat gecommuniceerd via Teams. Stefan: “Prima voor kleinere projectmeetings, maar ik mis de menselijke dynamiek in zo’n gesprek. Een Teams-overleg begint direct zakelijk, terwijl je een fysiek gesprek vaak persoonlijker insteekt.” Robert: “Als je aan tafel zit, heeft iedereen dezelfde context en kan je nog een beetje sturen. Bij Teams zit iedereen in zijn eigen omgeving. Achtergrondgeluiden komen vaak harder door dan bedoeld. Ik heb wel eens iemand gevraagd of hij tijdens de meeting in zijn garage stond te klussen.”

Italië

“De digitale communicatie heeft ons wel reistijd bespaart”, zegt Stefan. “Zeker als je niet in de buurt van kantoor woont of je klant aan de andere kant van het land zit. Zaken waarvoor je anders uren zou reizen, waren soms in een uurtje klaar. Ik heb zélfs een vliegreis naar Italië uitgespaard, omdat ik tijdens een Teams-meeting met een potentiële opdrachtgever merkte dat we niet op één lijn kwamen.”

Betrokkenheid

Inmiddels komen de VSE-medewerkers weer op gezette tijden naar kantoor. Persoonlijk vindt Robert dit de beste oplossing. “Zes weken thuis op een zolderkamer zitten, is niet goed voor de betrokkenheid. Je groeit ongewild toch enigszins van de organisatie af. Op kantoor loop je tijdens een pauze wel eens met een beker koffie door de werkplaats, waardoor je ziet wat je bedacht hebt. Veel motiverender dan thuis een beker koffie te zitten drinken!”

Flexibel

Gezien de nog grote onzekerheid rond corona blijft men bij VSE voorzichtig. Robert: “We stellen ons flexibel op naar elkaar, maar ook naar leveranciers en opdrachtgevers. Er is ontzettend veel mogelijk om er op een veilige manier voor te zorgen dat je werk op tijd af is en je doet wat van je gevraagd wordt. Zolang je maar je gezond boerenverstand blijft gebruiken en praktisch redeneert. Als klanten dat willen, lopen we graag eens met een camera door onze werkplaats om wat zaken te laten zien. Dat is een kleine moeite. Door met elkaar mee te denken, kom je er altijd wel uit.”